IT-Outsourcing oder eigener IT-Mitarbeiter: Wie ein KMU entscheidet

Solange eine IT-Vollzeitstelle nicht das ganze Jahr ausgelastet wäre, ist IT-Outsourcing günstiger und deckt mehr ab: Ein Mitarbeiter kostet rund 1,44-mal sein Bruttogehalt (INSEE, Daten 2022) bei durchschnittlich 1.661 Arbeitsstunden pro Jahr (INSEE, 2024). Eine Einstellung wird sinnvoll, sobald die Arbeitslast eine Vollzeitstelle übersteigt oder tägliche Präsenz vor Ort erfordert.

Was kostet ein eigener IT-Mitarbeiter wirklich?

Das Bruttogehalt ist nur die Rechengrundlage. Nach Angaben des INSEE machen Arbeitgeberbeiträge und weitere Arbeitgeberkosten in französischen Unternehmen mit 10 und mehr Beschäftigten im nichtlandwirtschaftlichen Marktsektor durchschnittlich 43,7 % des Bruttogehalts aus (Daten 2022). Aus einem Brutto von 100 werden damit etwa 144 Arbeitgeberkosten.

Zum Gehaltsniveau selbst: Das APEC-Barometer 2025 — eine Befragung von 26.000 Führungskräften der Privatwirtschaft im Juni 2025 — nennt für die Funktion „Informatik und Informationssysteme“ ein mittleres Jahresbruttoentgelt aus Fixum und variablem Anteil von 55.000 € und 52.000 € in der Region Grand Est. Rechnet man den INSEE-Satz hinzu, entspricht eine IT-Führungskraft auf dem regionalen Medianniveau rund 75.000 € Arbeitgeberkosten pro Jahr.

Diese Werte betreffen nur Führungskräfte. Für einen Techniker ohne Führungsstatus haben wir keinen belastbaren öffentlichen Medianwert je Beruf gefunden: Merken Sie sich die Multiplikator-Mechanik statt einer Einzelzahl. Als Orientierung nennt das INSEE für 2024 ein durchschnittliches Nettogehalt von 2.733 € pro Monat in Vollzeitäquivalenten in der Privatwirtschaft, gegenüber 3.853 € im Sektor Information und Kommunikation — IT wird über dem Durchschnitt bezahlt, was gegen eine Einstellung bei nur teilweiser Auslastung spricht.

Zu den Personalkosten kommen Posten, die in Vergleichen regelmäßig fehlen.

• Die Personalsuche selbst. Das INSEE weist aus, dass 64 % der geplanten Einstellungen von IT-Technikern und 67 % derer von IT-Ingenieuren als schwierig eingeschätzt wurden (Daten 2023) und dass 86 % der Unternehmen mit Rekrutierungsschwierigkeiten bei IKT-Fachkräften einen Mangel an Bewerbern nennen (2024).
• Das Werkzeug: Monitoring, Softwareverteilung, Ticketing, Backup, verwalteter Virenschutz, Patch-Management. Diese Lizenzen sind in einem Outsourcing-Vertrag enthalten; intern kauft man sie separat.
• Weiterbildung und Zertifizierungen, die in einem Fach mit alle zwei bis drei Jahre wechselnden Referenzrahmen erneuert werden müssen.
• Die Abdeckung von Ausfällen: Urlaub, Krankheit, Schulung, Kündigung. Eine Vollzeitkraft deckt im Schnitt 1.661 Stunden pro Jahr ab (INSEE, 2024) — von den 8.760 Stunden eines Jahres.
• Die Abhängigkeit von einer einzigen Person: Administratorkennwörter, Historie des Gerätebestands, Kontakte zu Providern. Ein schlecht vorbereiteter Abgang kostet mehrere Wochen Wiederaufbau.

Was deckt ein Outsourcing-Vertrag ab und was nicht?

IT-Outsourcing überträgt den laufenden Betrieb des Informationssystems an einen Dienstleister: Überwachung des Gerätebestands, Updates, Backups, Anwenderunterstützung, Störungsbearbeitung, meist auch Cybersicherheit und teils Hosting. Der Vertrag legt den Leistungsumfang, die Reaktionszeiten (SLA) und die abgedeckten Zeitfenster fest.

Wir veröffentlichen keinen Pauschalpreis, und Sie sollten den Preisen misstrauen, die Ihnen begegnen: Die Kosten hängen von der Zahl der Arbeitsplätze und Server, dem SLA-Niveau, dem Cyber-Umfang und der erwarteten Präsenz vor Ort ab. Ein Marktdurchschnitt ohne Leistungsumfang vergleicht Verträge, die nicht dasselbe abdecken. Lassen Sie Ihren tatsächlichen Bestand kalkulieren.

Was ein Vertrag nicht ersetzt: die genaue Kenntnis Ihrer Geschäftsprozesse, die Budgetabwägung, die Beziehung zu Ihren Softwareherstellern, wenn sie täglich ist, und dauerhafte physische Präsenz, wenn Ihr Betrieb sie verlangt. Diese vier Punkte müssen ausdrücklich zugeordnet werden — Ihnen, dem Dienstleister oder einer internen Rolle.

Intern oder Outsourcing: Wo liegen die Unterschiede, Kriterium für Kriterium?

Kosten und Bindung

• Kostenstruktur — intern: feste Jahreskosten, unabhängig vom Aktivitätsvolumen · Outsourcing: monatliche Pauschale, skalierbar nach Arbeitsplätzen und Servern.
• Einstiegskosten — intern: Personalsuche, Einarbeitung, Werkzeug muss beschafft werden · Outsourcing: Erstaudit und Inbetriebnahme, Werkzeug inklusive.
• Aufschlag auf das Gehalt — intern: rund +43,7 % Beiträge und weitere Arbeitgeberkosten auf das Brutto (INSEE, 2022) · Outsourcing: entfällt, die Pauschale sind die Gesamtkosten.
• Elastizität — intern: gering, eine Halbtagsstelle lässt sich in diesen Berufen kaum besetzen · Outsourcing: Leistungsumfang zum Vertragsende neu verhandelbar.
• Budgettransparenz — intern: Personalkosten bekannt, Projekte und Spezialwissen jedoch zusätzlich zugekauft · Outsourcing: Pauschale bekannt, sofern schriftlich abgegrenzt ist, was außerhalb liegt.
• Ausstieg — intern: Kündigungsverfahren und Kündigungsfrist · Outsourcing: vertragliche Frist samt Pflicht zur Rückgabe von Zugängen und Dokumentation.

Kompetenz, Abdeckung und Risiko

• Abgedeckte Stunden — intern: durchschnittlich 1.661 Stunden pro Jahr bei Vollzeit (INSEE, 2024) · Outsourcing: vertragliches Zeitfenster, Rufbereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten möglich.
• Ausfälle — intern: durch Dritte abzudecken oder Anfragen verschieben sich · Outsourcing: Kontinuität durch das Team des Dienstleisters.
• Kompetenzbreite — intern: eine Person, also zwei bis drei wirklich beherrschte Fachgebiete · Outsourcing: interdisziplinäres Team für Netzwerk, Server, Cybersicherheit und Telefonie.
• Kenntnis des Geschäfts — intern: hoch, durch tägliche Präsenz bei den Anwendern · Outsourcing: muss aufgebaut werden und hängt von der Dokumentationsqualität und einem festen Ansprechpartner ab.
• Reaktionsfähigkeit vor Ort — intern: unmittelbar · Outsourcing: abhängig von SLA und Entfernung; prüfen Sie, ob der Dienstleister Techniker in Ihrer Nähe hat.
• Cybersicherheit — intern: abhängig vom Niveau einer einzelnen Person · Outsourcing: von außen prüfbar über ein Label, etwa ExpertCyber, das Cybermalveillance.gouv.fr nach einem Dokumenten- und Technikaudit von AFNOR Certification verleiht.
• DSGVO- und NIS2-Konformität — intern: selbst zu tragen und zu dokumentieren · Outsourcing: der Dienstleister dokumentiert die technischen Maßnahmen, die rechtliche Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung.
• Abbruchrisiko — intern: Abhängigkeit von einer Person · Outsourcing: Abhängigkeit von einem Vertrag, gemildert durch eine schriftliche Rückübertragungsklausel.

In welchen Fällen sollten Sie einen IT-Mitarbeiter einstellen?

Es gibt Situationen, in denen die interne Lösung sachlich richtig ist, und das auszusprechen gehört zur Beratung.

• Die Arbeitslast füllt eine Vollzeitstelle. Wenn laufender Betrieb, Projekte und Support eine Stelle schon auslasten, ist die Einstellung wirtschaftlich schlüssig, und Outsourcing allein wäre bei gleichem Umfang teurer.
• Ihre Fachanwendungen sind speziell oder eigenentwickelt: ein selbst gebautes ERP, eine Produktionssoftware, eine Steuerungskette. Niemand von außen lernt das schneller als ein eigener Mitarbeiter.
• Dauerhafte physische Präsenz ist erforderlich: eine Werkstatt, in der eine Stunde Stillstand teuer ist, ein Standort im Dreischichtbetrieb, ein öffentlich zugängliches Gebäude mit Selbstbedienungsplätzen.
• Sie betreiben mehrere Standorte mit ständiger Bewegung bei den Anwendern: Eintritte, Abgänge, Rollenwechsel.
• Ihre Branche oder ein Großkunde verlangt eine namentlich benannte, intern erreichbare IT-Ansprechperson.

In welchen Fällen ist Outsourcing die bessere Wahl?

• Die tatsächliche Arbeitslast bleibt unter einer Vollzeitstelle. Das ist der häufigste Fall in Organisationen mit einigen Dutzend Arbeitsplätzen: eine Vollzeitstelle für eine Teilauslastung zu bezahlen, ist eine schlechte Rechnung.
• Sie brauchen mehrere knappe Kompetenzen gleichzeitig: Cybersicherheit, Netzwerk, Virtualisierung, IP-Telefonie. Ein einzelner Mitarbeiter deckt sie nicht alle auf gutem Niveau ab.
• Sie wollen Abdeckung über die Bürozeiten hinaus, ohne eine interne Rufbereitschaft zu organisieren.
• Sie finden niemanden. In den IT-Berufen sind die Rekrutierungsschwierigkeiten belegt und strukturell (INSEE), nicht konjunkturell.
• Sicherheit hat Priorität und Sie wollen eine von außen prüfbare Kompetenz: ein von Dritten auditiertes Label wiegt mehr als eine Aussage im Prospekt.
• Sie wandeln lieber Fixkosten in eine anpassbare Pauschale um — in Wachstums-, Umbau- oder Übernahmephasen.

Funktioniert das Mischmodell tatsächlich?

Ja, und ab einer bestimmten Größe ist es häufig die Zielkonstellation. Aber nur, wenn die Aufteilung schriftlich festgehalten ist. Das Mischmodell scheitert, wenn es implizit bleibt: Jede Seite nimmt an, die andere überwache die Backups, und niemand tut es. Die dauerhaft tragfähige Aufteilung stellt die interne Rolle zu den Anwendern und zum Fachbereich, den Dienstleister zur Infrastruktur und zur Sicherheit.

• Vor-Ort-Support und Fachanwendungen — intern: erste Ebene, Anwenderschulung, Kontakt zu den Herstellern · Outsourcing: Eskalation auf zweiter und dritter Ebene.
• Infrastruktur und Sicherheit — intern: Überblick und Priorisierung · Outsourcing: Überwachung, Patches, Backups, Vorfallsreaktion.
• Projekte — intern: Bedarfsformulierung und Abnahme · Outsourcing: Konzeption, Umsetzung, Dokumentation.
• Rufbereitschaft und Urlaub — intern: Geschäftszeiten · Outsourcing: Kontinuität und Vertretung.

Zwei Bedingungen, damit das trägt: eine namentliche Verantwortungsmatrix, mindestens jährlich überprüft, und gemeinsamer Zugriff auf dieselben Monitoring- und Ticketing-Werkzeuge. Ohne beides summiert das Mischmodell die Kosten, ohne die Vorteile zu summieren — und genau dieses Szenario sehen wir am häufigsten scheitern.

Wie entscheiden Sie konkret, innerhalb einer Woche?

• Messen Sie die tatsächliche Last über drei Monate: Zahl der Supportanfragen, aufgewendete Zeit, liegen gebliebene Projekte. Vergleichen Sie sie mit dem Volumen einer Vollzeitstelle, also etwa 1.661 Stunden pro Jahr (INSEE, 2024).
• Berechnen Sie die vollen Arbeitgeberkosten der geplanten Einstellung: Zielbrutto mal etwa 1,44 (INSEE, 2022), zuzüglich Werkzeug, Weiterbildung und Kosten der Personalsuche.
• Lassen Sie sich von zwei Dienstleistern Angebote auf exakt denselben schriftlichen Leistungsumfang geben, inklusive SLA, abgedeckter Zeiten, Einsätze vor Ort und einer Liste der nicht enthaltenen Leistungen.
• Listen Sie auf, was auf jeden Fall intern bleiben muss: Fachanwendungen, physische Präsenz, sensible Zugänge. Füllt diese Liste eine Stelle, stellen Sie ein. Füllt sie ein Drittel, geben Sie den Rest ab und behalten eine interne Teilzeit-Ansprechperson.

Warum verschiebt die Cybersicherheit die Schwelle?

Weil sie den Kipppunkt verändert. Der im März 2026 veröffentlichte Tätigkeitsbericht 2025 von Cybermalveillance.gouv.fr verzeichnet mehr als 500.000 Hilfeanfragen, ein Plus von 20 % gegenüber dem Vorjahr, mit einem Anstieg von 107 % bei Anfragen zu Datenschutzverletzungen; die Übernahme von Konten steht mit einem Plus von 45 % an erster Stelle der Bedrohungen für berufliche Nutzer.

Eine einzelne interne Person, so fähig sie sein mag, hält Bedrohungsbeobachtung, Härtung der Konfigurationen, Erkennung und Vorfallsreaktion nicht allein aufrecht. Genau hier wiegen Teameffekt und externe Nachprüfbarkeit am schwersten. Das Label ExpertCyber wird von Cybermalveillance.gouv.fr nach einem Dokumenten- und Technikaudit von AFNOR Certification für die Tätigkeiten Absicherung, Wartung und Unterstützung verliehen. BISPRO ist Träger dieses Labels.

Zur Größenordnung einer gebündelten Last: BISPRO, 2012 in Saint-Avold in der Moselle gegründet, betreut 5.000 Geräte für 215 gewerbliche Kunden und führt rund 5.000 Einsätze pro Jahr durch. Dieses Volumen hält Kompetenzen in Netzwerk, Servern, Cybersicherheit, IP-Telefonie und Videoüberwachung dauerhaft verfügbar — was eine einzelne Stelle strukturell nicht leisten kann.